導入事例

埼玉県狭山市において小中学校の教育ICT環境や教職員の研修などを担っている狭山市立教育センターさまは、教職員が意識することなくメール添付ファイルの暗号化が実現できることから「シンプルメール」の導入を決めました。 そこで今回は、狭山市立教育センターの指導主事である井上健さまと、弊社のパートナー企業である日本情報システム株式会社の公共営業部 部長 森和彦さま、ICTソリューション部 部長 鶴巻肇さまに、シンプルメールを採用した経緯や導入の効果などについてお話を伺いました。

狭山市立教育センター
指導主事
井上健さま

ー狭山市立教育センターの事業内容をご説明いただけますか？

井上さま埼玉県の南西部に位置する狭山市には、小学校15校と中学校8校があり、教職員が800名程度在籍しています。その小中学校の教育ICT環境に関わる業務を担っているのが「狭山市立教育センター」です。その役割以外にも、教職員の研修施設、小中学校の児童・生徒や保護者を相手にした教育相談施設、不登校傾向にある中学校生徒のための適応指導教室が設置されています。

ー狭山市立教育センターで「シンプルメール」を導入された背景を教えてください。

井上さま狭山市では10年程前から、電子メールや掲示板などといったグループウェア機能を持つ教育ネットワークシステムを構築し利用してきました。しかし情報の共有と業務の効率化をさらに図るため、新たな教育ネットワークシステムの導入を計画したのです。

新システムでは、学籍・出席管理や成績管理などの機能を有する校務支援システムの導入も視野に入れて選定を行ったほか、ファイルサーバについてもリプレイスしました。その際、児童・生徒の成績や個人情報の管理も強化が必要なため、今回の新システム導入にともなってセキュリティを確保することを要件に含めたのです。その一環として「シンプルメール」の導入へと至りました。

ーどのような基準で「シンプルメール」を選びましたか？

井上さま「シンプルメール」を導入するまでは、手動で添付ファイルを暗号化しメールにて送信後、別メールにてパスワードを連絡していました。それでは、ひと手間が余計にかかってしまいますし、メールを送信する各人にセキュリティに対する責任が委ねられてしまうことになります。その点、「シンプルメール」であれば教職員が意識することなく添付ファイルの暗号化が実現できます。そのことが、新教育ネットワークシステムで求めるセキュリティ要件に合致したことから「シンプルメール」を選んだわけです。

ー「シンプルメール」はどのような使い方をされていますか？

井上さま教育ネットワークシステムから外部へと送信するメールに関しては、1MB以上のファイルを添付すると自動的にパスワード設定およびZip暗号化がなされ、送信相手に添付ファイルのパスワードが別メールで送信される仕組みとなっています。そして、3MB以上のファイルを添付すると自動的にパスワード設定およびZip暗号化がなされると同時にストレージへとアップロードされ、送信相手は添付ファイルをストレージからダウンロードする形をとっています。

ー使い勝手はいかがでしょうか？

井上さま新しい教育ネットワークシステムをスタートさせたのは2016年10月1日からです。「シンプルメール」も教育ネットワークシステムの中の一つのシステムとして稼働していますから、使い始めて2ヵ月程度となります。そのためまだ使いこなしているわけではありませんが、メールの送受信にはこれまでどおりなんの問題もなく使うことができています。教職員に対しては、あえてメールシステムを変更したことを周知させていないのですが問い合わせはほとんどありません。そのため、導入前に想定していた「セキュリティを高めながらそれを意識せず利用できる」サービスが実現できており、その点では大変満足しています。

ー「シンプルメール」の導入でどのような効果があったとお考えですか？

井上さま教職員が日常的に使用するメールの使い勝手をまったく変えることなく、外部に対して安全に添付ファイルを送れるようになったことが最大の導入効果だと思っています。同時に、以前は手動で行っていた添付ファイルの暗号化を「シンプルメール」で自動化されたことで、メールを送信する際の時間短縮にもつながっています。

ー最後に、「シンプルメール」でやりたいことがあれば教えてください。

井上さま研修風景を撮影した画像を教職員に対して送付することがあります。これまでそのような場面では、画像のファイルサイズをかなり落として添付するか、画像をCD-Rに焼いて郵送をしていました。しかし「シンプルメール」なら大容量の画像でも安全にストレージへとアップロードできることがわかりましたので、これからはそういった使い方も試してみたいと考えています。

お客さまプロフィール

日本情報システム株式会社
公共営業部
部長 森 和彦さま

ー日本情報システムの事業内容をご説明いただけますか？

森さま弊社では、埼玉県西部地域をメインとして地場に根付いた事業を行っています。主に取り扱っているのは、市役所や教育センター、学校などといった自治体向けシステムであり、弊社の売り上げの60～70％を占めています。地域性を持って地場で事業を展開していることから、近隣の自治体が困ったときにすぐに駆けつけられるスピード感が評価されていると考えています。

鶴巻さま弊社の強みは、カスタマーサポート部隊を自社で抱えているところだと思っています。そのため教育向けシステムであれば、学校の先生方が普段抱えていらっしゃる困りごとを理解しながら構築できるわけです。狭山市の教育ネットワークシステムにしても、そういった現場の声を汲みとりながら、教育委員会が要求している声と国や県が旗振りしているような内容とをうまく組み合わせて提案をしていきました。

ー教育ネットワークシステムに「シンプルメール」を提案した理由は？

鶴巻さま狭山市では発生していませんが、2016年になって佐賀県で教育情報が流失するといった事件が発生するといったこともあり、新しい教育ネットワークシステムに求められる要件として「セキュリティの強化」が大きく掲げられていました。「セキュリティの強化」と聞いたとき、一般的にはアンチウイルスやWebフィルタリングが頭に浮かぶと思います。しかしそれだけでなく、日本では知らず知らずのうちに情報漏えいをしていたという事例も多くあります。かといって、すべての先生方にセキュリティのために余計な手間をかけさせるわけにはいきません。その点で、使い勝手をまったく変えずにセキュリティが担保できるという「シンプルメール」にアドバンテージを感じ、教育ネットワークシステムに組みこむことを提案したのです。

日本情報システム株式会社
ICTソリューション部
部長 鶴巻 肇さま

ー「シンプルメール」の導入で苦労した点はありますか？

鶴巻さま技術面からいうと、導入時の苦労はまったくありませんでした。「添付ファイルにパスワードをかける制限をどのくらいの容量にするか」といった点を調整するくらいで、トラブルも一切発生していません。そのため、非常に楽に導入できる製品なのではないかと思っています。

森さま営業面からいうと、「エンドユーザー側でなにもすることなくセキュリティは高まっている」という製品なので売りやすいと感じています。私自身、必要に応じて添付ファイルの暗号化をしていますが、対お客様に送る資料などは暗号化しないファイルはほぼありません。そのため、弊社でも導入したいと思えるほどの製品ですね。

ー狭山市立教育センターに、今後提案してみたいことはございますか？

鶴巻さま「シンプルメール」を使い始めてまだ2ヵ月程度ということがあるのかもしれませんが、「ストレージにファイルをアップロードする」というような先生方のとっての新しい使い方はまだなされていない状況です。ただし、今後、ストレージを多く活用していかれるというのであれば、来年度はストレージ容量を増やすことを提案してみてもいいのではないかと考えています。

パートナーさまプロフィール

• シンプルメールの特長
  • 仕様・機能一覧
  • 環境について
  • ご利用シーン
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  • 中村コンサルティングオフィスさま
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